如何处理纸质文件销毁问题?有哪些原则?

在日常工作中,我们经常使用纸质文档。此类文件通常会随着时间的推移而越来越多地积累。搬迁过程中占用空间过大或需要扔掉,如何规范处理?将垃圾桶直接扔掉或卖给回收店显然是不妥当的,因为有些文件包含了公司或客户的重要信息,一旦泄露,可能会造成不可预知的后果。那么,我们应该如何规范销毁过程呢?


文件销毁


如何处理纸质文件:


1、继续节省:占用大量办公空间,管理不善,容易泄露机密。


2、一般回收处理:安全性不高,泄漏可能性大。


3、焚烧:完全销毁,但不环保。需要找一个专门的地方,在文件的恢复和转移过程中仍然可能被泄露。


4、制浆:彻底破坏,环保无污染,但需要专用制浆设备,一次破坏量不大,成本高。


5、粉碎:彻底破坏,环保,快速,破坏量大。它是目前世界上最流行的销毁纸质文件的方法,但它需要专门的设备,一套完整的文件销毁管理和销毁程序。


文件销毁


那么,纸质文件销毁的原则又是什么呢?


1、遵守原则:对于本单位的内部保密信息,应当遵守相关行业规定和部门规定。


2、适度原则:平衡破坏成本和破坏效果,采用适度破坏方式。例如,对于公司的绝密信息,公司可以在办公室配备一台高密碎纸机,可以集中销毁,也可以外包给第三方委托销毁。


3、记录原则:单位应当保存和管理销毁记录,证明销毁的介质、时间、责任人、地点、销毁方式。这些记录必须是可访问和可追溯的,并至少保存一年。